В порядке деятельности комиссии надо прописать, что должен делать каждый из ее участников и в какие сроки. Например, поручить составить список рабочих мест можно тому сотруднику, который раньше занимался аттестацией в компании. А работникам, от которых необходимы документы для оценки, надо поручить заранее подготовить эти бумаги, чтобы ускорить работу эксперта. В приказе надо утвердить также график оценки (ч. 1 ст. 9 закона № 426-ФЗ). Но до начала мероприятия стоит записать только сроки подготовки материалов для оценки и общие сроки мероприятия. График спецоценки конкретных рабочих мест станет известен после заключения договора с оценивающей компанией.
Второе – составить список рабочих мест
Комиссия составляет перечень рабочих мест, которые надо оценить, а также список аналогичных (ч. 4 ст. 9 закона № 426-ФЗ). Аналогичными считаются места, где трудятся работники одной и той же профессии, должности, где офисы однотипные, с одинаковыми кондиционерами, отоплением, освещением и т. п. Если такие места есть в компании, оценку можно проводить только в отношении 20 процентов от их общего числа. Например, если 10 мест аналогичных, оценить можно только два.
В отличие от аттестации специальную оценку условий труда надо проводить и для офисных рабочих мест. Например, если сотрудники работают только за компьютером или с оргтехникой. Оценивать не требуется лишь условия труда дистанционных работников и тех, кто трудится дома (ч. 3 ст. 3 закона от 28.12.13 № 426-ФЗ).
Третье – заключить договор и передать документы
Рабочие места, которые попали в список, оценивают эксперты специальной организации (ст. 19 закона № 426-ФЗ). Оценщика можно выбрать из перечня на сайте rao.rosminzdrav.ru и подписать с ним договор. Затем надо собрать и передать экспертам должностные инструкции, техническую документацию, сертификаты оборудования и иные необходимые для оценки документы (п. 4 приказа Минтруда от 24.01.14 № 33н). После завершения мероприятий оценочная компания составляет отчет. Его должны подписать эксперты и участники комиссии. Если кто-то из комиссии не согласен с результатами, он вправе в письменном виде высказать свое особое мнение, которое прикладывается к отчету (п. 95 приказа № 33н).
Четвертое – подать декларацию соответствия
В отношении рабочих мест, на которых не выявлены вредные или опасные факторы, надо составить декларацию соответствия и подать ее в инспекцию труда по местонахождению (ч. 4 ст. 10, ч. 1 ст. 11 закона № 426-ФЗ). Срок представления — не позднее 30 дней с даты подписания председателем комиссии отчета об оценке. Форма декларации есть в приказе Минтруда России от 07.02.14 № 80н. Декларация, как и результаты оценки, действует пять лет. Если в дальнейшем на рабочих местах безопасные условия труда сохраняются, то срок действия декларации автоматически продлевается (ч. 7 ст. 11 закона № 426-ФЗ).
КОМУ МОЖНО СПИСАТЬ РАСХОДЫ НА ПРОВЕДЕНИЕ СПЕЦОЦЕНКИ
Все расходы на проведение специальной оценки условий труда компания вправе учесть. Это нам подтвердили в Минфине России. Главное, чтобы затраты были обоснованны и документально подтверждены. Обоснованность заключается в том, что спецоценка обязательна. А значит, компания не может избежать этих расходов. Заказать услуги можно у аккредитованных организаций. Они сами определяют стоимость мероприятий, и работодатель не может повлиять на эту цену. Следовательно, если у компании есть акт выполненных работ и отчет оценщика, то она вправе списать всю стоимость мероприятий (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).
КОМПАНИЯМ НА УПРОЩЕНКЕ ЗАПРЕТИЛИ СПИСЫВАТЬ РАСХОДЫ НА СПЕЦОЦЕНКУ
Такой неблагоприятный вывод сделал Минфин России в письме от 16.06.14 № 03-11-06/2/28551. Расходы на специальную оценку условий труда не названы в закрытом перечне затрат на упрощенке (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому Минфин решил, что и учесть их не получится. До 2014 года чиновники делали аналогичные выводы в отношении аттестации (письмо Минфина России от 18.02.13 № 03-11-06/2/4248).
Конечно, позиция Минфина спорна. Ведь спецоценка обязательна, и она определяет воздействие вредных факторов на сотрудников (ч. 1 ст. 3 закона от 28.12.13 № 426-ФЗ). То есть фактически связана с контролем за процессами производства. А расходы на подобные услуги относятся к материальным (подп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Правда, споры не исключены, а судебная практика не сложилась. Но высока вероятность, что УФНС или судьи поддержат компании. Используя аналогичные аргументы, Минфин недавно разрешил списывать расходы на медосмотр на упрощенке (письмо от 24.02.14 № 03-11-11/7618).
СПЕЦОЦЕНКУ УСЛОВИЙ ТРУДА МОЖНО ПРОФИНАНСИРОВАТЬ ЗА СЧЕТ ФСС
Профинансировать мероприятие и уменьшить на его стоимость страховые взносы на травматизм компании вправе согласно приказу Минтруда России от 10.12.12 № 580н. Если не учитывать расходы, то в графе 5 Книги учета достаточно показать взносы в периоде, когда компания уменьшила их на сумму оценки. В Минфине нам это подтвердили. Если компания решит списать стоимость оценки, то в книге надо сделать особые записи.
Источник: Учет. Налоги. Право
