Официальная позиция: электронный расчетный листок – блажь или необходимость?
28.11.2017 10:51:00
Листки нетрудоспособности скоро будут выдавать в электронном виде <Скудутис М. Электронные больничные. Плюсы и минусы // Расчет. 2016. № 3. С. 23-25>. А на сегодняшний день в электронном виде можно купить авиабилеты, подать иск, ставить подписи, вести учет выдачи средств индивидуальной защиты, подавать декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и даже получить административный штраф (п. 5.1 ст. 29.10 КоАП РФ). Расчетный листок в электронном виде сегодня доступен лишь дистанционным работникам <часть 5 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ>. Всем остальным категориям работников часть 1 статьи 136 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) предписывает выдавать расчетные листки исключительно в бумажном виде, используя рассылку расчетных листков по электронной почте лишь как дополнительный способ <Мошкович М.Г. Тайны расчетного листка // Главная книга. 2014. № 23. С. 23>.
Листки нетрудоспособности скоро будут выдавать в электронном виде <Скудутис М. Электронные больничные. Плюсы и минусы // Расчет. 2016. № 3. С. 23-25>. А на сегодняшний день в электронном виде можно купить авиабилеты, подать иск, ставить подписи, вести учет выдачи средств индивидуальной защиты, подавать декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и даже получить административный штраф (п. 5.1 ст. 29.10 КоАП РФ).
Расчетный листок в электронном виде сегодня доступен лишь дистанционным работникам <часть 5 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ>. Всем остальным категориям работников часть 1 статьи 136 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) предписывает выдавать расчетные листки исключительно в бумажном виде, используя рассылку расчетных листков по электронной почте лишь как дополнительный способ <Мошкович М.Г. Тайны расчетного листка // Главная книга. 2014. № 23. С. 23>.
Но как проинформировать работника о причитающихся ему выплатах, если тот, к примеру, заболел или в день выдачи зарплаты находится в пути, является высококвалифицированным иностранным специалистом, не владеющим русским языком, либо не сможет вовсе прочитать его, так как имеет ограниченные возможности по состоянию здоровья? Попробуем разобраться, почему же расчетный листок остается «обездоленным» в век информационных технологий, ведь требований к нему куда меньше, чем к тому же авиабилету или постановлению об административном правонарушении.
ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ – НАДЕЖНАЯ ЗАЩИТА
Обратимся к норме закона. Часть 1 ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя при выплате заработной платы извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведенных удержаний и об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Первое преимущество электронного расчетного листа заключается в необязательности указания персональных данных работников. Обратите внимание: закон не требует указывать в расчетном листке фамилию, имя и отчество работника. Поэтому при утверждении формы расчетного листка работодателю достаточно под личную подпись довести до сведения сотрудника то, что в расчетном листке будет указываться вместо Ф.И.О. его табельный номер, и в случае утери листка это не повлечет за собой разглашение персональных данных вследствие их обезличивания. А с учетом возможного ужесточения административного наказания за нарушение законодательства о персональных данных данный вопрос становится еще актуальнее <Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях»>.
Особенно удобен этот прием для гражданского персонала различных силовых структур: как правило, там действуют довольно строгие правила в отношении даже весьма простых документов. Конечно, многие специалисты могут возразить, ведь всю информацию о заработной плате, включая Ф.И.О. работника, легко можно «зашить», к примеру, в QR-код. Но также у многих есть телефоны, которые подобный код могут прочитать на раз-два, а вот табельный номер работника знает он сам и ограниченный круг его коллег, которые несут ответственность за разглашение персональных данных. А в случае возникновения споров, касающихся неправомерных действий (бездействия) работодателя при обработке и защите персональных данных работника, такие конфликты будет рассматривать суд, так как согласно ст. 391 ТК РФ подобные споры рассматриваются непосредственно судом.
Пример 1. Работодатель выдавал расчетные листки работникам в запечатанных конвертах, аналогичных тем, в которых банки выдают ПИН-код к банковским карточкам. Однако человеческий фактор никуда не денешь: конверты перепутали, вследствие чего два работника узнали размер заработной платы друг друга и «закатили» скандал, которого можно было избежать, если бы в расчетных листках стояли не фамилии, а номера и выдавались они в электронном виде на адрес электронной почты сотрудника.
ЭКОНОМИЯ ДЕНЕГ
Следующее преимущество выдачи расчетного листка в электронном виде состоит в экономии бумаги. Да-да, не смейтесь. Особенно это актуально для крупных организаций. Попробуйте посчитать в уме количество работников в вашей компании, умножьте на двенадцать – количество бумаги, необходимое для распечатки данных. Результат получится далеко не скромным. Для маленьких компаний это не проблема, а вот для больших (особенно «зеленых») это нововведение будет спасением от рутины бумажной работы и даст неплохую возможность сэкономить.
Сошлемся на письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, где Минфин России разъясняет, что формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листов нормативными актами не предусмотрено <см. раздел «Применение и заполнение карточки-справки (форма 0504417)» Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденных Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н» (далее – Приказ № 52н)>. В нем же сообщается, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н.
Действительно, в Приказе № 52н, равно как и в ТК РФ, нет указания на обязанность работодателя хранить расчетные листки. Однако эта обязанность имеется в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (далее – Постановление Госкомстата № 1). Так, экземпляр распечатки расчетного листа с данными о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе (форма № Т-54а, утвержденная Постановлением Госкомстата № 1).
Вместе с тем необходимость вкладывать (вклеивать) в лицевые счета работников распечатки расчетных листков за весь период работы отпала с 1 января 2013 года <Письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1>.
Действующая редакция ст. 136 ТК РФ прямо указывает, что расчетный листок выдается в письменной форме, а легальное определение понятия «письменная форма» содержится в ч. 2 ст. 434 ГК РФ, согласно которой договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. На практике же проверяющие непреклонны: расчетные листки должны выдаваться исключительно на бумаге (за исключением дистанционных работников).
При этом Минфин России выразил в письме абсолютно верную позицию: законодательством не предусмотрено ни формирование, ни хранение вторых экземпляров расчетных листков. По сути, при проверках и при требовании работников о повторной выдаче расчетных листков они просто заново распечатываются.
На деле получается занимательная вещь: расчетный листок выдан работнику, второй экземпляр расчетного листка работодатель хранить не обязан, однако в случае невозможности подтвердить выдачу листка работнику он может схлопотать штраф, причем на основании акта проверки и постановления по делу об административном правонарушении, составленных в форме электронного документа. Ирония судьбы, да и только. К счастью, совсем недавно лед тронулся. В рамках Российского инвестиционного форума «Сочи-2017» состоялась сессия «Трудовые отношения в цифровой экономике», на которой глава Роструда Всеволод ВУКОЛОВ отметил, что возможность оформления трудовых договоров в электронном виде является одной из ключевых задач на сегодня. Это не только поможет дистанционным работникам, вахтовикам оформить свои трудовые отношения, но и снизит издержки компаний, которые вкладывают большие средства в бумажный документооборот < http://www.rostrud.ru/press_center/novosti/549002/>.
Данная инициатива является весьма актуальной и своевременной и позволит одновременно с воплощением в жизнь идеи электронных трудовых договоров решить вопрос в отношении «бедного родственника» трудового договора – расчетного листка, а именно о возможности выдачи расчетных листков в электронной форме. Выражу уверенность, что это значительно упростит задачу реализации поручения главы государства по созданию единого пространства цифровой экономики.
ФОРМА РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА
Рекомендованной (унифицированной) формы расчетного листка нет, что отрицательным образом сказывается на исполнении работодателем обязанности по ее утверждению. Нередки случаи, когда информация, включенная в расчетный лист, абсолютно не нужна работнику или составные части заработной платы преподносятся в форме аббревиатур, разгадать которые могут только посвященные.
На мой взгляд, оформление и последующая выдача расчетного листка в электронной форме позволят профсоюзам (либо производственным советам на локальном уровне) на уровне отраслевых соглашений закреплять его рекомендуемую форму для всех работодателей определенной отрасли и размещать ее в открытом доступе в целях оптимального соблюдения требований трудового законодательства, касающихся оплаты труда работников, и существенно снизят риск привлечения работодателя к административной ответственности за применение неутвержденной формы расчетного листка <Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3>.
Пример 2. Пунктом 3.2.12 Отраслевого соглашения по угольной промышленности Российской Федерации в настоящее время установлена обязанность работодателя выплачивать работникам, за исключением работников, получающих оклад (должностной оклад), за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе, дополнительное вознаграждение в размере 1/21 от МРОТ с начислением на него районного коэффициента и северных надбавок.
<Соглашение о продлении срока действия Дополнительного соглашения к Федеральному отраслевому соглашению по угольной промышленности Российской Федерации на период с 01.04.2013 по 31.03.2016 о мерах по стабилизации и оздоровлению социально-экономической ситуации в организациях угольной промышленности и реализации ФОС в 2015 году (продлено до 31.12.2018) (утв. Общероссийским отраслевым объединением работодателей угольной промышленности, Российским независимым профсоюзом работников угольной промышленности 26.10.2015) >.
Размещение на сайтах профсоюзов или объединений работодателей утвержденной формы расчетного листка с конкретными составными частями зарплаты (в том числе и самым малоизвестным в России дополнительным вознаграждением, предусмотренным ч. 3 ст. 112 ТК РФ), выдаваемого в электронном виде, поможет работодателям эффективно информировать работников о причитающихся им выплатах, а работникам – непосредственно участвовать в управлении организацией согласно положениям ст. 53 ТК РФ.
Добавим, что существующие программно-технические средства позволяют создавать и направлять расчетные листки на электронную почту и мобильные устройства; составлять графики, показывающие рост либо уменьшение заработной платы в динамике; привязывать данные об удержаниях налогов к личному кабинету налогоплательщика и прочее. Возможностей не счесть. Например, концепция синхронного платежа в соответствующие фонды и выплаты заработной платы, что положительно скажется на уровне социальной защищенности работников <http://онлайнинспекция.рф/news/show/1115>.
При этом необходимо понимать, что электронный и бумажный способы информирования работников станут равнозначными лишь после соответствующих изменений в трудовом законодательстве, необходимость которых давно назрела. На самом деле ничего кардинального предпринимать не придется. В ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ весьма подробно изложены особенности одновременного применения первичных документов как в бумажной, так и в электронной форме. В случае возникновения споров между работником и работодателем в суд расчетные листки представляются, как правило, на бумажном носителе <Апелляционное определение ВС Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014>.
При проведении проверки инспекцией труда расчетные листки могут быть представлены в форме электронных документов (ч. 6 ст. 11 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Причем начиная с 10.01.2016 такие электронные документы должны быть подписаны работодателем усиленной квалифицированной электронной подписью (ранее можно было представлять в виде электронных документов).
Оперативное предоставление работодателем электронных документов при проведении проверки, выявившей нарушения в сфере оплаты труда, позволит существенно снизить штрафные санкции. Согласно п. 4 ч. 1 ст. 4.2 КоАП РФ это будет расценено как оказание содействия в установлении обстоятельств правонарушения и позволит (в случае отсутствия спора) исполнить предписание до рассмотрения дела об административном правонарушении, что существенно смягчит административную ответственность, предусмотренную ч. 1 и 6 ст. 5.27 КоАП РФ.
Пример. Работодатель нарушил сроки выплаты заработной платы и при проведении проверки представил инспектору труда в течение 1 - 2 дней после начала документарной проверки расчетные листки работников в электронной форме, в которых отражены суммы денежной компенсации за задержку заработной платы, выплаченные работникам (соблюдение требований ч. 1 ст. 136 и 236 ТК РФ), тем самым оказав содействие и добровольно устранив последствия выявленного нарушения. При таких обстоятельствах сумма штрафа будет минимальной, а некоторые суды (учитывая характер правонарушения и имущественное положение правонарушителя) и вовсе могут назначить меру административного наказания в виде предупреждения <Решения мирового судьи судебного участка № 9 Октябрьского района г. Улан-Удэ № 5-333/2016, 5-334/2016 от 15.06.2016>.
ПОСЛЕСЛОВИЕ
Возможность представления расчетных листков в виде электронного документа для проверяющего наиболее ярко подчеркивает объективно сложившуюся картину, позволяющую осуществлять информирование работников о заработной плате в электронной форме без проведения различных экспериментов, публичных обсуждений законопроектов и «обкатки» в пилотных регионах. Если закон позволяет направлять расчетные листки в электронной форме инспектору труда, то и в отношении работников можно быть не столь щепетильным.
С учетом изменений законодательства, а именно введения профессиональных стандартов, бухгалтеру необходимо знать основы информатики и вычислительной техники. Поэтому выдачу расчетных листков в электронной форме не должна затронуть проблема «последней мили», и в ближайшее время она позволит избавить работодателей от проблем, связанных с фиксацией выдачи расчетного листка на бумажном носителе и защитой персональных данных работника.
Подводя итоги, можно с уверенностью заявить, что извещение работника о заработной плате в электронной форме влечет за собой больше плюсов, чем минусов. Современные технологии позволят с легкостью перевести информацию, содержащуюся в расчетном листке, на любой язык (подойдет как для иностранных рабочих, так и граждан России, желающих получать расчетный листок на национальном языке субъекта РФ), озвучивать ее для лиц с ограниченными возможностями здоровья, а также избавить от головной боли работодателей, чьи работники находятся вне постоянного места работы (вахтовики, командированные, работники частных агентств занятости). А учитывая недавнюю инициативу Пенсионного фонда России, выраженную в информационном письме Пенсионного фонда России и Федерации независимых профсоюзов РФ от 28 декабря 2016 г. № АД-25-26/19130, 101-114/237 «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией Независимых Профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам», можно с определенной долей уверенности заявить, что электронный расчетный листок получит свое законное место под солнцем.
А. Криницын
Главный государственный инспектор
по правовым вопросам
в Республике Бурятия
Данная статья была включена в информационный банк СПС КонсультантПлюс.
Источник публикации: Криницын А. Электронный расчетный листок: блажь или необходимость // Трудовое право. 2017. № 5. С. 13-23; электронный ресурс: www.consultant.ru.
Все публикации
